6 steg for å gjennomføre en god referansesjekk i IT

I denne artikkelen gir vi deg steg-for-steg for hvordan du skal ta kontakt med referansene til kandidatene du vurderer å ansette. På denne måten kan du være sikker på at du får mest mulig ut av minuttene med innblikk i tidligere arbeidsliv.

1. Forberedelser

Etter du og kollegene dine har gjennomført intervjuer med kandidaten har dere blitt kjent med både de profesjonelle og de personlige sidene til kandidaten. Etter dette bør dere diskutere mellom dere hvilke inntrykk dere sitter igjen med. Bruk denne informasjon og disse inntrykkene til å bli klar over hva dere ønsker å utforske mer om fra en tredjepart.

Lag en samtaleguide som dekker de temaene som skal kreve mest oppmerksomhet. Er det opplysninger eller oppfattelser som kandidaten har oppgitt som virker å sprike? Formuler åpne spørsmål som gir referansen mulighet til å tilby sin innfallsvinkel om saken. Begrens samtaleguiden slik at samtalen ikke blir forhastet og så referansen får tid til å svare for seg. Om situasjonen blir stressende vil referansen gi deg enkle svar som tilbyr lite ny informasjon.

2. Personen

Det første steget er egentlig å finne ut hvem du vil snakke med. Kandidaten har gjerne oppgitt noen referanser selv, men hvis du føler at disse ikke er i stand til å svare på spørsmålene du trenger svar på, så spør kandidaten om det er noen andre du kan henvende deg til.

Uansett hvem du skal snakke med så bør du sende en melding til referansen for å finne et tidspunkt som passer. På denne måten kan referansen få tid i forkant til å reflektere om hvilket inntrykk den vil gi, samtidig som samtalen slipper å bli forhastet om referansen har for dårlig tid. En vanlig feil er å ringe uten forvarsel, noe som gjør samtalen mindre produktiv og mer åpen for tilfeldige eller altfor høflige svar.

3. Innledning

Selv om referansen forhåpentligvis er forberedt på at du ringer, er det likevel viktig at du introduserer deg selv og bedriften du jobber for. Fortell litt om bedriften og hva dere jobber med, før du går videre til å fortelle om stillingen dere utlyser. “Vi trenger en person som er god til X fordi vi ønsker å oppnå Y” er et godt utgangspunkt for å sørge for at du samtidig holder denne delen kortfattet.

Når du snakker om rekrutteringsprosessen dere holder på med, kan det være til hjelp å omtale kandidaten nøytralt. Hvis du fremstår som skeptisk til kandidaten, så er det lett for at referansen kan gå i forsvarsmodus når han/hun snakker om kandidaten. Om du virker for positiv så vil det være vanskelig for referansepersonen å være uenig med din opplevelse av kandidaten. Finn en god balanse.

Etter du har gitt referansen en introduksjon bør du gi referansen muligheten til å bli litt varm i trøya. Spør enkle spørsmål, som for eksempel omhandler forholdet mellom referansen og kandidaten: Hvilken arbeidsmessig relasjon hadde de, hvor lenge jobbet de sammen og hvilke ansvarsområder overså referansen når de jobbet sammen.

4. Samtale

Etter at dere har fått snakket litt om det praktiske så kan du begynne å bevege samtalen inn mot de temaene som du har kartlagt i samtaleguiden din. Still åpne, men ikke vage, spørsmål.

Rekkefølgen du velger å stille spørsmålene på er ikke nødvendigvis så viktig, så lenge du klarer å opprettholde en viss flyt når dere snakker sammen. Husk at referansen er en samtale, ikke en spørreundersøkelse. Du får de mest ærlige svarene ved å stille gode oppfølgingsspørsmål, vie oppmerksomhet til detaljer og ved å gi referansen god tid til å svare på spørsmålene. 

Ett annet tips er å bruke informasjon du har tilegnet deg fra intervjuene til å formulere spørsmålene dine: “NN jobbet mye med utviklingen av databasen deres. Kan du si mer om NN’s rolle under denne utviklingen?”

Vil du ha tilgang til de beste kandidatene på jobbmarkedet? Let gjennom databasen til vår skreddersydde rekrutteringsplattform for IT. 

5. Eksempler

Anekdoter eller eksempler kan gi mer innsikt enn generelle tanker og refleksjoner rundt kandidatens egenskaper. Men referansen vil syns det er vanskelig å komme på gode eksempler om du ikke spør eller hjelper dem med en kontekst. Så husk å be referansen om å utdype svarene sine med eksempler der det passer seg.

Hvis du skal ansette noen som kommer til å ha lederansvar, kan du feks. spørre referansen: “NN var en stor del av teamet som jobbet med prosjekt X. Tok NN noe initiativ eller en lederrolle under arbeidet med prosjektet? Gi eksempler”.

6. Avslutning

Etter dere har gått gjennom temaene du ønsket å snakke om så bør du gi referansen en mulighet til å enten oppklare eller utdype seg fritt. Gi referansen en oppsummering av din tolkning av referansens inntrykk og spør om det er noe som bør tilføyes.

Avslutt med å takke referansen for tiden og ærligheten. Forhåpentligvis sitter du igjen med ny informasjon og et godt vurderingsgrunnlag for ansettelsen. En god referansesjekk har også høstet tips om hvordan du kan gjøre både opplæring og arbeidsmiljø bedre for kandidaten.

Dette var 6 enkle steg for referansesjekk. Ikke nøl med å ta kontakt om det er noe du lurer på. Vi i WA.works vil at du skal ha gode rekrutteringsopplevelser! Lykke til med kandidatsøken 🥇

 Les også om ukjente gullgruver i en referansesjekk